Antopolis et l’e-Gouvernance
L'e-Gouvernance, en fait de quoi s’agit-il exactement?
Il s’agit de " l’utilisation par le secteur public des technologies de l’information et de communication dans le but d’améliorer la livraison de l’information et le service, d’encourager la participation de citoyen au processus de décision et de rendre le gouvernement plus responsable, transparent et efficace. "
“La ville intelligente qui place l’humain et le citoyen au centre”
2 challenges importants à l’heure actuelle au sein des communes
Retrouver et renforcer l’implication citoyenne
En rencontrant petit à petit de plus en plus de villes, d’agents communaux et de citoyens avec Antopolis, nous avons constaté que plus le temps passe, et moins le citoyen se sent impliqué dans sa ville.
En effet, qu’il s’agisse de prise d’opinion, d’intérêt pour le PST (Plan Stratégique Transversal), de participation sur du décisionnel ou encore de montrer de l’intérêt pour les activités organisées au sein de la commune ou par des citoyens, nous avons constaté que de moins en moins de citoyens font actes de présences.
A quoi cela est-il dû ?
Le quotidien du citoyen a fortement évolué ces derniers temps. En effet, celui-ci a une routine très remplie et consomme énormément d’informations tout au long de sa journée, et ce notamment via de nouveaux médias tels qu’Internet, Facebook, WhatsApp, Twitter, Instagram, etc. Cela n’est une surprise pour personne que les médias classiques papiers ont perdu en popularité.
D’autre part, un facteur non négligeable concernant les citoyens et les villes, est que l’audience à laquelle la ville doit communiquer est l’une des plus complexes et vastes à atteindre ( il regroupe tous les profils possibles au sein de la société: en passant du jeune adolescent, au couple sans enfant, aux jeunes parents ou encore à la personne âgée en pleine fracture numérique).
Il est donc impératif pour nos villes d’être capable de structurer les informations émanant des différents domaines et services en son sein et de pouvoir ouvrir des canaux de communications adaptées et ciblés pour garder le lien avec chacun de ses citoyens et les impliquer au maximum dans ses différents processus.
Pour ce premier challenge auquel fait face l’administration, l’e-Gouvernance se présente comme une vraie solution.
En effet, en apportant de nouvelles manières d’interagir et de communiquer avec son administration dans de nombreuses démarches, l’e-Gouvernance renforce chez le citoyen le sentiment de proximité et le pousse à agrandir son engagement de citoyen.
Le fonctionnement en silo
Aujourd’hui, force est de constater que la majeure partie des communes travaillent toujours en silo.
Le fonctionnement en silo, c’est quoi ?
Au sein d’une administration, nous retrouvons plusieurs services qui travaillent en continu pour mener à bien d’un côté l’activité de celle-ci et de l’autre tous les aspects de la vie citoyenne.
Le fonctionnement en silo consiste à ce que chaque service travaille sur leurs spécialités sans se soucier des autres.
Ce qui pose plusieurs problèmes tels que la duplication d’informations, l’utilisation de logiciels variés et non compatibles entre eux ainsi qu’un travail non optimisé par les employés.
Du côté citoyen, Antopolis constate que dans les communes qui n’ont pas encore mis les pieds dans l’e-Gouvernance, les citoyens se sentent peu impliqués et incompris dans leurs communes.
Nous avons pu relever les préoccupations suivantes auprès des citoyens :
Horaires non compatibles
Difficulté d’obtenir un document et d’effectuer des démarches administratives à cause des horaires peu adaptés à la vie active.
Accessibilité de l'information
Ne pas savoir où trouver l’information concernant certaines prises de décisions ou facilités offertes par la commune.
Délais des démarches
Une petite explication claire de cette superbe
fonctionnalité.
Mauvaise communication des évents
La surprise de voir tardivement qu’une activité était organisée au sein de la commune le week-end précédent.
Manque d'écoute
Le sentiment de ne pas être écouté, de ne pas pouvoir faire entendre son opinion citoyenne à ses élus locaux.
Une pandémie COVID-19 qui met en vitrine les besoins en e-Gouvernance
Avec son apparition début 2020 en Belgique, le Covid nous a forcé à limiter les déplacements et à nous adapter dans de nombreux domaines..
Afin de soutenir les communes durant la crise sanitaire, Antopolis a de son côté proposé gratuitement aux communes intéressées une plateforme adaptée à la gestion du déconfinement. Grâce à cette plateforme, la ville est capable de gérer la distribution des aides, l’information au citoyen et le renforcement de la cohésion citoyenne.
L’apparition d’une telle crise a permis
La mise en avant de nombreux points qui peuvent être soutenus par la mise en place d’une stratégie d’e-Gouvernance.
En effet, qu’il s’agisse comme dit plus haut, de permettre aux citoyens de continuer d’accéder aux services de sa commune par le biais d’un e-guichet ainsi qu'à la commune de répondre aux inquiétudes du citoyen, de lui transmettre des informations avec différents degrés d’importance ou encore réussir à tenir compte de l’opinion citoyenne pour garder toute sa confiance dans les décisions à prendre.
Cette crise est donc un exemple type pour accentuer les bénéfices de la mise en place d’une stratégie d’e-Gouvernance au sein de sa commune, permettant ainsi de créer et renforcer le lien avec son citoyen tout en simplifiant la vie des agents et de l’administration.
Quels sont les avantages de l'e-Gouvernance pour l’administration?
Possibilité de faire du télétravail
Digitalisation des renseignements
Mise à jour instantanée des informations dans l’ensemble des services
Gain de temps pour retrouver l’information
Facilite le travail des agents et augmente leur efficacité
Même interface pour l’ensemble des utilisateurs peu importe le service
Réception instantanée des informations
Cibler les besoins des citoyens et mieux communiquer avec eux
Possibilité de faire du télétravail
Digitalisation des renseignements
Mise à jour instantanée des informations dans l’ensemble des services
Gain de temps pour retrouver l’information
Facilite le travail des agents et augmente leur efficacité
Même interface pour l’ensemble des utilisateurs peu importe le service
Réception instantanée des informations
Cibler les besoins des citoyens et mieux communiquer avec eux
Et pour le citoyen?
Effectuer des demandes et interagir avec son administration à tout moment
Pouvoir rentrer en contact et effectuer des démarches avec son administration depuis n’importe où en évitant les déplacements
Besoin de donner ses informations qu'une seule fois (pas besoin de la péter pour chaque besoin)
Facilité de s'accorder sur les horaires
Implication à des évènements locaux
Possibilité de communiquer facilement avec sa commune et facilité d’être écouté
Permet d’être facilement en contact avec sa commune peu importe la démarche, ce qui stimule l’implication citoyenne
Effectuer des demandes et interagir avec son administration à tout moment
Pouvoir rentrer en contact et effectuer des démarches avec son administration depuis n’importe où en évitant les déplacements
Besoin de donner ses informations qu'une seule fois (pas besoin de la péter pour chaque besoin)
Facilité de s'accorder sur les horaires
Implication à des évènements locaux
Possibilité de communiquer facilement avec sa commune et facilité d’être écouté
Permet d’être facilement en contact avec sa commune peu importe la démarche, ce qui stimule l’implication citoyenne
L’e-Gouvernance à travers le monde
Depuis plusieurs années déjà, l’e-Gouvernance rencontre un franc succès à travers le monde entier et l’intérêt d’adopter une stratégie d’e-gouvernance n’est plus à prouver.
Du côté de l’administration
L’e-Gouvernance va permettre dans les années à venir d’éviter l’usage de faux documents. De plus en plus d’habitants auront des documents officiels qui permettront également d'augmenter le nombre d'impôts perçus, et donc d’augmenter considérablement les revenus du pays afin de se développer encore plus vite. Le fait de se digitaliser de cette façon permettra aux différents services de centraliser l’ensemble des données liées aux habitants et qu’elles soient actualisées tout au long de leur vie.
Du côté des citoyens
Ils auront accès à tous les documents nécessaires en ligne qui seront stockés sur une plateforme sécurisée. Ils n’auront plus besoin de se déplacer jusqu’à leur ville de résidence pour récupérer un document. Ils pourront également travailler de façon légale et avoir leurs mots à dire au moment de voter. Cela leur permettra également d’éviter de répéter des informations que l’administration est censée avoir.
Et en Belgique, qu'en est-il?
Bien qu’aujourd’hui il y ait un réel élan pour l’e-Gouvernance auprès de nos administrations, elle est à l’heure actuelle encore assez peu répandue en Belgique.
Cependant, un vrai soutien existe en Belgique pour les villes et communes afin de leur faire découvrir la transformation digitale et les nouveaux modes de gouvernance que celle-ci peut apporter.
Nous noterons d’ailleurs le programme Smart Région lancé par Digital Wallonia qui est plus que présent sur le territoire wallon et qui a même défini une Charte Smart Region pour aider les villes à penser ses futurs logiciels avec une vision de Smart Gouvernance.
“La stratégie Digital Wallonia vise à renforcer la performance globale du territoire wallon et sa durabilité. Cet objectif se traduit de manière concrète par le projet Smart Région qui repose notamment sur un nouveau modèle de gouvernance pour les Smart Cities en Wallonie. La Smart Région agit comme un cadre d’appui en vue du renforcement de la cohérence, de l’accélération et de la visibilité des projets menés à l’échelle des villes.”
https://www.digitalwallonia.be/fr/publications/smartregion-home
C’est donc pour venir aider les administrations dans cette direction qu’Antopolis a vu le jour. En effet, Antopolis est capable de vous proposer une solution sur mesure selon vos besoins avec une vision Smart City et une adéquation aux différents points soulevés par la Charte Smart Région de Digital Wallonia.
Antopolis a pour mission de simplifier la vie aussi bien des administrations communales que de ses citoyens. Pour se faire, nous avons réalisés plusieurs modules qui permettent entre autre :
- e-Guichet
- Demande de documents en ligne (carte d'identité, passeport, permis de conduire)
- Inscriptions de vos enfants à des évènements organisés par la commune
- Signalement de dépôts d'immondices
- La fiche médicale (vaccin, problèmes de santé,...), et bien plus encore
Le succès d'une co-création avec Seneffe
Le module service jeunesse est le fruit d'une belle collaboration en co-création avec la Commune de Seneffe.
Ce module permet notamment de pouvoir consulter après inscription, son profil citoyen, d’avoir accès à ses informations générales ainsi que sa fiche médicale. Il permet également de générer automatiquement à l'administration communale les attestations fiscales et les attestations d’assurance. Antopolis a également mis en place un système de filtrage qui permet de voir uniquement les évènements à venir qui intéressent uniquement le citoyen.
Il est possible de s’y inscrire et de payer directement en ligne.
Afin de répondre un maximum aux besoins des communes en e-Gouvernance, Antopolis a déjà conçus plusieurs modules que vous pouvez découvrir ci-dessous.
"La démarche d’Antopolis est de comprendre et analyser vos besoins avec vous afin de proposer et de construire ensemble une solution qui correspond aux réalités que vous rencontrez. "
Nous sommes à l'écoute, n'hésitez pas à prendre contact avec nous pour échanger ensemble autour de vos besoins et imaginer ensemble des solutions